適切なプロジェクト管理ソフトウェアを選択する方法

プロジェクト管理ソフトウェアは、建物の内部を設計および構築する場合でも、クライアント用のWebサイトを作成する場合でも、プロジェクトの管理プロセスを合理化する汎用性の高い方法です。プロジェクト管理ソフトウェアは、複数の異なるアプリケーション間でチームを強制するのではなく、プロセスを統合するのに役立ちます。代わりに、コミュニケーションツール、ファイル共有、タスクと期限の監視、およびレポートがすべて1つのソフトウェアアプリケーションに統合されます。

プロジェクト管理ソフトウェアはリアルタイムのワークスペースとして機能し、日々の詳細を効果的に管理しながら、全体像に集中するのに役立ちます。最良の方法は、期限を逃したときに自動的にスケジュールを変更する動的な方法です。遅延タスクの完了に依存して作業のスケジュールを変更するものもあります。

プロジェクト管理ソフトウェアが必要ですか？

それを認識することが重要です プロジェクト管理ソフトウェアは、完了するまでに時間とチームワークを要する完全なプロジェクト向けに設計されています。それらは、日常業務には包括的すぎて詳細すぎる可能性があります。たとえば、プロジェクト管理ソフトウェアを使用してコンピューターネットワークをセットアップおよび構成すると、非常に役立ちます。ただし、プロジェクト管理ソフトウェアを使用してコンピューターネットワークを維持することは、不格好で混乱を招く可能性があります。

プロジェクトに取り組んでいるかどうかを判断するための良い経験則は、「明確な開始日はありますか？最終期限はありますか？現時点での目標を明確に理解していますか？」と尋ねることです。

Advance AcceptanceのマーケティングマネージャーであるConrad Magalis氏は、次のように述べています。「企業は、さまざまな成果物やクリエイティブに関連するタスクを完了するために、社内または社外で複数の個人または事業単位を調整する場合、プロジェクト管理ソフトウェアが必要です。 「特定のプロジェクトまたはタスクに関連するすべての情報と会話を文書化し、関係する各利害関係者に委任できるようにするためのベストプラクティスです。」

組織がプロジェクト管理を必要とする証拠となる兆候には、次のものが含まれます。

• チームメンバーの受信トレイに作業が埋もれていたため、過剰なメール通信が原因でプロジェクトが遅れた
• 忙しくて使いにくいスプレッドシートを取り巻く混乱
• プロセスの説明責任と透明性が不足しているため、個々のタスクまたは完全なプロジェクトのいずれかの期限を逃した
• プロジェクトまたは個々のタスクのステータスに関するレポートの失敗により、チームメンバーとマネージャー間のコミュニケーションが不十分
• 各チームメンバーの特定の役割を取り巻く混乱による重複または冗長な作業
• 計画の不備やコミュニケーション不足の結果として、タイムラインが不明瞭または見逃された

適切な状況でプロジェクト管理ソリューションを活用すると、プロセス全体が合理化され、チームがより短時間で高品質の作業を行えるようになります。最高のソフトウェアを使用すると、複数のプロジェクトを同時に保存および追跡できるため、期限や個々のチームメンバーの進捗状況を簡単に監視できます。基本的に、ワークロードは単一のプラットフォームに保存でき、各チームメンバーは自分の役割を果たすために必要なすべての情報にアクセスできます。

プロジェクト管理ソフトウェアはどのようなものですか？

プロジェクト管理ソフトウェアは、多くの場合、ホームベースとして機能し、ソフトウェアのすべての主要機能へのアクセスを提供するダッシュボードから始まります。多くの場合、ユーザーはダッシュボードから新しいプロジェクトを作成したり、古いプロジェクトを管理および整理したりできます。多くのプロジェクト管理ソリューションでは、ダッシュボードはアクティブで完了したプロジェクトの概要のホームでもあり、ユーザーはいつでもアクセスできます。多くの場合、ダッシュボードはチーム全体で共有できるため、関連するプロジェクトやタスクにワンタッチでアクセスできます。

「プロジェクト管理ソフトウェアにより、ユーザーは作業活動を1つの中央プラットフォームに統合でき、従業員はすべてのタスクツールを1つのインターフェイスに収めることで時間を節約できます」と、プロジェクト管理会社HiveのCEOであるJohn Furneaux氏はBusiness News Dailyに語った。 「ソフトウェアの範囲は、Hiveなどの新興企業からSharePointなどのベテランプレーヤーまでさまざまです。すべてのプロジェクト管理ソフトウェアの機能はさまざまであり、ビジネスニーズとプロセスの改善方法を評価することが重要です。」

通常、プロジェクトとタスクは、プロジェクト管理ソフトウェアで直接作成（または上司がプロジェクトを開始する前に承認する必要がある場合は要求）できます。プロジェクトが作成されると、ユーザーは各プロジェクトの特定の側面を整理および調整するためのさまざまなツールにアクセスできるようになり、特に割り当てられたタスクの適時性と品質に対する説明責任が確保されます。

従業員は、ガントチャートなどの高度なツールを使用して、タスクとプロジェクトのスケジュールをスケジュールおよび追跡することもできます。これらのツールは、同じ物理的な場所で作業していなくても、チームメンバーを同じページに維持し、厳しい締め切りに間に合わせる負担を軽減するのに役立ちます。チームメンバーは、どのタスクが互いに割り当てられているかを確認できるため、より簡単に相互に調整できます。一部のソフトウェアには、組み込みのチャットアプリケーションさえ備わっているため、コラボレーションが瞬時に直接行われます。

管理者にとって、プロジェクトの方向を完全に制御することが重要です。マネージャーは、チームメンバーの1人が圧倒され、他のチームメンバーが圧倒されている場合、作業を再割り当てしたり、割り当てられたタスクをシャッフルしたりできます。詳細な概要とレポートにより、管理者は新しい開発に遅れずについていくことができます。複雑なプロジェクトには多くの可動部分があるため、意思決定者に情報を提供することが重要です。これが、プロジェクト管理ソフトウェアが管理チームに対して行うことです。

適切なプロジェクト管理ソフトウェアの選択

ほとんどの高品質プロジェクト管理アプリケーションは、上記のすべての機能を提供しますが、まったく同じものはありません。そのため、選択プロセスは組織の成功に不可欠な要素になります。たとえば、大企業のビジネスは、小さなチームを持つ小さなスタートアップとは異なるニーズを持ちます。各アプリケーションを綿密に調べ、適切な質問をすることが重要です。

「企業は、前進する前にいくつかのオプションをデモするのに時間がかかるだけでなく、チームとクライアントがアプリケーションの使用に慣れるまでの「採用」時間を考慮する必要があります」とMagalis氏は述べています。 「高度な技術分野（ITなど）で作業している場合、プロジェクト管理アプリケーションの経験があることは、他の業界よりも一般的です。」

現在プロジェクトを管理している特定の問題を特定することも役立ちます。落とし穴がどこにあるかを認識することで-クライアントとタイムリーな更新を共有している場合もあれば、内部通信である場合もあります-あなたの強みを強化し、弱点をサポートするソフトウェアにより簡単に集中できます。各プロジェクト管理アプリケーションには独自の傑出した機能があるため、チームを補完するものを選択することが最も重要です。

最後に、簡単に実装して使用できるシステムを選択することが重要です。不格好なロールアウトをもたらし、チームに頭痛をもたらし、それを立ち上げて実行するだけの非生産的な努力をもたらすソリューションは何でしょうか？さらに、スタッフがシステムの使用方法を学べない場合、最終的にはメリットがありません。実装と使いやすさは、判断を下す際の重要な要素です。

「エンタープライズプロジェクト管理システムをうまく実装することは困難です。これは文化的な問題であり、ツールの問題ではありません」と、プロジェクト管理Essentialsの設立者であるAlan Zucker氏は述べています。 「ほとんどの組織は、プロジェクトを管理し、ポートフォリオのパフォーマンスを報告するための一貫した標準的な慣行を持っていません。特定の日にステータスを報告することに慣れているため、企業全体のステータスを報告するための標準的な日を持っているように見える一見単純なものは、通常は、エグゼクティブステータスのケイデンスが原因です。」

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